Hankintabarometri on myös vastuullisuuden työkalu

Palvelukeskus Helsingin hankintabarometri on tutkimus, jossa kartoitetaan hankintoihin osallistuneiden toimijoiden kokemuksia hankintaprosessista. Tuloksena saadaan kattava kuva toimijoiden näkemyksestä Palvelukeskus Helsingin hankintojen nykytilasta. Palvelukeskus Helsingin hankinnat ja kilpailuttaminen -tiimi julkaisi vuoden 2022 alussa ensimmäisen hankintabarometrinsä. Toinen hankintabarometri julkaistaan keväällä 2023.

Hankintatoimen kehittyminen ei tapahdu itsekseen vaan se vaatii aktiivista otetta ja halua tehdä muutoksia niihin toimintamalleihin, joihin olemme tottuneet.

Tuttu ja turvallinen tapa tehdä asioita ei läheskään aina ole se tehokkain, vastuullisin tai markkinaystävällisin versio siitä mitä me voimme olla ja tehdä.

Tuttu ja turvallinen tapa tehdä asioita ei läheskään aina ole se tehokkain, vastuullisin tai markkinaystävällisin versio siitä mitä me voimme olla ja tehdä. Asiantuntijan tehtävä on herätellä muita, ja myös itsekin herätä tähän tosiasiaan. Mikä toimisikaan paremmin herättäjänä kuin toimittajien ja tarjoajien antama palaute vuoden aikana tehdystä työstä?  

Vastuullisuudesta kiitosta toimittajilta

Palvelukeskus Helsingin hankintastrategiset teemat ohjaavat työtämme hankintalain ja kaupunkiorganisaation yhteisten linjausten lisäksi. Palvelukeskus Helsingin hankintastrategisiksi teemoiksi on määritelty vaikuttavuus, vastuullisuus, toimivat markkinat, taloudellinen kestävyys ja tietojohtaminen. Teemat toteuttavat kaupunkiorganisaation hankinnoille asetettuja arvoja ja Palvelukeskus Helsingin tavoitteita vastuullisena julkisena hankkijana. Palvelukeskus Helsingin hankintastrategisia teemoja edistämään on määritelty 14 konkreettista tavoitetta toimenpiteineen ja mittareineen. Yhtenä hankintastrategisten teemojen ja tavoitteiden toimenpiteenä toimii hankintabarometri, jolla kartoitetaan nykyisten ja potentiaalisten toimittajien näkemyksiä niin tarjouspyynnöistämme, kilpailutus- ja päätösprosessista kuin sopimuskauden aikaisesta toiminnastakin. Käytännössä hankintabarometri kattaa siis kaikki hankinnan elinkaaren aikaiset merkittävät merkkipaalut ja toiminnot.  

Hankintabarometri itsessään voidaan nähdä myös hankintatoimen sosiaalisen vastuullisuuden edistämisen työkaluna. Palvelukeskus Helsingin hankintatoimessa sosiaalinen vastuullisuus tarkoittaa vaikutuksia, jotka koskettavat hankintojen sisäisiä ja ulkoisia sidosryhmiä. Eräs merkittävä ryhmä ulkoisista sidosryhmistä ovat markkinatoimijat, joilta Palvelukeskus Helsingin hankkii tavaroita ja palveluita. Markkinatoimijoiden monipuolisuus, erilaiset yhteistyömallit tilaajien ja toimittajien välillä sekä taloudellinen kestävyys ovat osa toimivia markkinoita, joita ilman ei olisi toimivaa hankintatoimea.  

Vuoden 2022 hankintabarometrin vastauksissa korostui yhtenä käsitteenä vastuullisuus, josta vastaajat antoivat kiitosta Palvelukeskus Helsingille. Vastuullisuus sisälsi laajasti näkemyksiä taloudellisesti kannattavasta toiminnasta toimittajien tasapuoliseen kohteluun sekä Palvelukeskus Helsingin ympäristövastuun toteutumiseen hankintojen näkökulmasta. Vastuullisuus Palvelukeskus Helsingin hankintatoimessa on pitkän työn tulosta ja historia on opettanut, että usein haastavinta on löytää yhteinen tahtotila tilaajan tavoitteiden ja toimittajan valmiuksien välillä.

Palvelukeskus Helsingin hankintatoimessa on jo pitkään pyritty asettamaan kunnianhimoisia vastuullisuusvaatimuksia esimerkiksi hankittaville elintarvikkeille ja työvaatteille.

Palvelukeskus Helsingin hankintatoimessa on jo pitkään pyritty asettamaan kunnianhimoisia vastuullisuusvaatimuksia esimerkiksi hankittaville elintarvikkeille ja työvaatteille. Vaatimusten kohdalla markkinoiden roolia ei tule vähätellä, sillä toimittajat ovat se ryhmä, jonka käytännön työn ansiosta vaatimukset realisoituvat sopimuskaudella.  

Miten ja miksi mukaan vastaajaksi hankintabarometriin? 

Barometriin kerättiin niiden toimittajien näkemyksiä, jotka ovat tutustuneet ja/tai jättäneet tarjouksen Palvelukeskus Helsingin vuonna 2021 aikana julkaistuihin tarjouspyyntöihin. Lisäksi vastaajiin kuuluivat Palvelukeskus Helsingin sopimustoimittajat. Eri vastaajaryhmät tuovat oman arvokkaan lisänsä vastauksiin erilaisin näkökulmin ja vastaamisen lähtökohdin. Kysely toteutettiin pääasiassa monivalintakyselynä, jossa edellä mainitut toimijat kykenivät halutessaan tarkentamaan vastauksiaan avoimiin kenttiin. Hankintabarometrin tulokset käsiteltiin luottamuksellisesti ja ilman vastaajan tunnistetietoja, jotta vastaamisen kynnys ei noussut liian korkeaksi.  

Ennen tarjouspyynnön julkaisua Palvelukeskus Helsingin asiantuntijat käyvät systemaattisesti läpi mennyttä sopimuskautta ja arvioivat mm. markkinavuoropuhelun tarpeellisuutta. Asiantuntijajoukko ei koostu ainoastaan hankinta-alan ammattilaisista vaan myös operatiivisten yksiköiden edustajat ja vastuullisuusasiantuntijat osallistuvat tähän työhön. Näin varmistamme, että uutta kilpailutusta tarkastellaan laajasti eri näkökulmista. Markkinoiden osallistaminen ennen tarjouspyynnön julkaisua on vakiintunut, ja toimivaksi todettu toimintapa meillä Palvelukeskuksessa. Tällaisen toiminnan ansiosta tarjouspyynnön rakenne, hankinnan kohteen määrittely ja vastuullisuusvaatimusten asettaminen tapahtuu todellisuuteen pohjautuen. Jos kilpailutuksen valmistelu on hektistä ja resursseja vievää aikaa hankintatoimelle, on tarjouksen jättäminen sitä toimittajille. Siinä hetkessä ei välttämättä ole mahdollisuutta pysähtyä arvioimaan tilaajan hankintatoimea, vaan tähän on hyvä palata rauhallisemmassa tilanteessa esimerkiksi vastaamalla hankintabarometrin kyselyyn.  

Palvelukeskus Helsingin seuraava barometri julkaistaan keväällä 2023.