Ruokatuotteiden laatua arvioitiin osana kilpailutusta – myös oppilaita mukana maistelemassa
Palvelukeskus Helsingille on julkisena ruokapalvelun tuottajana tärkeää varmistaa, että ruokailijoille tarjottu ruoka on laadukasta ja maistuvaa. Tämän varmistamiseksi Palvelukeskus otti ensi kertaa myös laatuarvion osaksi meneillään olevaa kymmenen valmistuotteen kilpailutusta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, ettei hankintapäätös pohjaudu yksin tarjottujen tuotteiden hintaan, vaan tarjoukset pisteytetään sekä hinta- että laatupisteillä. Laatupisteiden osuus on 30 % hankintapäätöksestä. Tarjousten tulee kuitenkin saavuttaa tietty minimipistemäärä laadullisessa arvioinnissa tai muuten tarjous hylätään.
Laadullisen arvion suorittivat Palvelukeskus Helsingin asiantuntijat, mutta mukaan oli kutsuttu myös kohderyhmän edustajia, oppilaita, antamaan oman arvionsa eri tuotteista.
”Minusta kouluruoka on tosi hyvää ja on kiva päästä vaikuttamaan, millaista ruokaa kouluissa tarjotaan myös tulevaisuudessa. Tämän päivän ruoat ovat olleet hyvänmakuisia”, kommentoi eräs koululainen.
Tarkka prosessi takaa objektiivisuuden
Laadullisen arvioinnin käytännön järjestely on työlästä, mutta sen tuloksille annetaan suurta arvoa. Kaikki maisteluun kutsutut asiantuntijat suhtautuvaivat osallistumispyyntöön erittäin positiivisesti, ja pitivät tärkeänä mahdollisuutta vaikuttaa kilpailutuksen lopputulemaan.
Käytännön organisoinnista vastannut tuotesuunnittelija Petteri Hautamaa kertoo, että normaaliin tuotekehitysmaisteluun verrattuna prosessi oli huomattavasti tarkempi.
”Koska kyseessä on hankintapäätökseen vaikuttava arviointi, olivat järjestelyt hyvin virallisia, ja pidimme huolen, että arvioinnin suorittavat henkilöt pystyvät olemaan tilanteessa puolueettomia”, Petteri selittää.
Täydellisen objektiivisuuden varmistamiseksi hankinnassa sovelletaan kahden kuoren menettelyä. Tämä tarkoittaa sitä, että laatuarvio suoritetaan ensin, ja ennen sitä kukaan Palvelukeskus Helsingissä ei ole katsonut tarjoajien antamia hintatietoja. Laatuarvion jälkeen jokaiselle tuotteelle lasketaan laatupisteet ja vasta sen jälkeen hintapisteet ja yhteispisteet. Tavoite on, että hankintapäätös saataisiin tehtyä kesäkuussa ja sopimuskausi alkaisi syksyllä.
Kiitosta sekä yrityksiltä että maistelijoilta
Kilpailutusprosessista on Palvelukeskus Helsingissä vastannut hankinta-asiantuntija Saara Leander. Saara kertoo, että toimittajat ovat suhtautuneet laatupisteytykseen erittäin myönteisesti. ”Yritykset eivät halua kilpailla pelkällä hinnalla, vaan yleisesti ottaen laatupisteytystä toivotaan muihinkin hankintoihin. Saimme yrityksiltä erittäin positiivista palautetta laatupisteytyksen käytöstä, ja myös hyviä vinkkejä käytännön toteuttamiseen.”
Laatuarviointiin osallistui yhteensä 20 henkeä, asiantuntijoita ja koululaisia. Kaikki arvioijat maistoivat 11–14 tuotetta ja arvioivat tuotteiden aistinvaraisia ominaisuuksia, kuten makua, hajua ja suutuntumaa sekä tunnistettavuutta ja ulkonäköä. Lisäksi sai antaa avoimia kommentteja.
Arviointiin osallistunut palveluesihenkilö Teemu Männikkö piti mahdollisuutta vaikuttaa kilpailutuksen tulokseen erittäin hienona.
”Tuotteiden vertailussa laatuominaisuudet ovat erityisen tärkeitä ja tällä kertaa tuotteiden joukosta löytyi kyllä selkeitä hittejä ja huteja – laatuerot tulivat esille. Erot olivat itseasiassa yllättävänkin suuria ja parempien tuotevaihtoehtojen löytäminen oli varsin helppoa”, Teemu arvioi.
Kaiken kaikkiaan kokemukset laadullisen arvioinnin järjestämisestä olivat hyviä ja niiden toteuttamista työläydestä huolimatta halutaan tehdä myös jatkossa.